Bahwa dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan untuk mendukung terlaksananya pembangunan
berkelanjutan dan terukur di lingkungan Pemerintah Kabupaten
Bintan menuju Bintan yang gemilang berupaya memberikan dan
menghadirkan layanan prima kepada masyarakat luas sehingga
tercipta Pemerintahan yang Good Governent terutama dalam hal
layanan kearsipan yang menyesuaikan perkembangan tekhnologi
dan situasi kondisi negeri yang sedang dan berdampingan dengan
wabah virus yang melanda meski terus fluktuatif pergerakanya
untuk terus diwaspadai dan di antisipasi.
Sehubungan dengan hal diatas sesuai amanat Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 25 bahwa
lembaga kearsipan daerah kabupaten/Kota melaksanakan
pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
Kabupaten/Kota dan melaksanakan Pengelolaan arsip inaktif serta
arsip statis yang berasal dari lingkungan Pemerintah
Kabupaten/Kota, terkait hal tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kabupaten Bintan sebagai lembaga kearsipan daerah
Kabupaten Bintan yang di bentuk melalui Peraturan Daerah
Kabupaten Bintan Nomor 07 Tahun 2016 tentang pembentukan dan
susunan perangkat daerah mengupayakan penyelenggaraan
kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten sesuai peraturan
perundangan yang berlaku. Sebagai lembaga kearsipan
melaksanakan pembinaan kearsipan dilingkungan Pemerintah
Kabupaten Bintan maka sebagai dasar pembinaan diterbitkannya :
1. Peraturan Bupati Bintan Nomor 25 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bintan
2. Peraturan Bupati Bintan Nomor 38 Tahun 2020 tentang Tata
Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bintan.
3. Peraturan Bupati Bintan nomor 12 Tahun 2021 tentang Jadwal
Retensi Arsip Fasilitatif fungsi Keuangan dan Substantif Daerah.
Perkembangan ilmu dan teknologi serta dinamisasi
permasalahan di masyarakat menuntut pemerintah untuk
mengikuti perkembangan teknologi informasi yang maju sangat
pesat, maka perlu upaya meningkatkan pelayanan yang
menyesuaikan perkembangan yang mengiringinya dengan
menghadirkan layanan yang cepat, tepat, lengkap dan hemat serta
sehat karena ditambah situasi saat ini yang harus menyesuaikan dengan prilaku hidup baru berdampingan dengan virus yang
melanda.
Layanan Cepat Arsip (LANCAR) yang di kemas menjadi
layanan semi elektronik memanfaatkan kemajuan teknologi berupa
penggunaan media elektronik yang sudah biasa dilakukan oleh
masyarakat untuk mempermudah dalam menerima layanan
kearsipan. Penggunaan media sosial berbasis komunitas sangat
akrab dan bukan barang baru bagi sebagian masyarakat , Untuk itu
dalam layanan kearsipan ini dapat memotong birokrasi, waktu dan
biaya yang berorientasi layanan prima kepada masyarakat.
Perubahan paradigma layanan kepada masyarakat yang lebih
mudah, murah dan tidak terbatas waktu serta tempat
memungkinkan memberi layanan dalam bentuk layanan online dan
offline. Penggunaan media elektronik yang sudah menjadi bagian
kemudahan komunikasi dapat dipergunakan dalam memperoleh
layanan kearsipan sehingga sangat efektif dan efesien. Prinsip
layanan kearsipan ini menggunakan saluran alat komunikasi
langsung baik telepon, SMS, Whatsapp (WA), e- mail, platform media
sosial (FB dan Instagram) ke pengelola Inovasi untuk selanjutnya
mendapat layanan sebagimana yang diinginkan dengan menunjukan
identitas dan atau surat resmi via elektronik setelah terverifikasi
maka akan memperoleh layanan kearsipan baik langsung online
ataupun offline.